Document de Confidentialité Politique

1. La protection des renseignements personnels est un principe important pour Dent-Line of Canada Inc, nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels de façon responsable et uniquement dans la mesure nécessaire pour les biens et services que nous fournissons. Nous essayons aussi d'être ouverts
   et transparents quant à la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Ce document décrit notre politique de confidentialité.

      QU'EST-CE QUE SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?    

2. Les renseignements personnels sont des renseignements sur une personne identifiable. Les renseignements personnels comprennent les renseignements se rapportant à leurs caractéristiques personnelles (sexe, âge, revenu, domicile, numéro de téléphone, l'origine ethnique, la situation familiale), leur santé (antécédents médicaux, par exemple, l'état de santé bucco-dentaire, services de santé et les dispositifs qu'ils reçoivent) ou de leurs activités et points de vue (par exemple la personne dans son-image, religion, la politique, les opinions exprimées par un individu, une opinion ou une évaluation d'un individu). Les renseignements personnels sont à comparer à l'information commerciale (par exemple, l'adresse professionnelle d'un individu et le numéro de téléphone), qui n'est pas protégé par la législation vie privée.

 QUI SOMMES-NOUS

 3.  Notre organisation, Dent-Line of Canada Inc, inclut à la fois au moment d’écriture un Technologue Dentaire et quatre employés de soutien. Nous utilisons un certain nombre de consultants et les organismes qui mai, dans l'exercice de leurs fonctions certains ont un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Il s'agit notamment de conseillers en informatique, comptables et les comptables, les sociétés de cartes de crédit, les nettoyeurs de locaux et d'avocats. Nous limitons  leur accès aux renseignements personnels que nous détenons autant qu'il est raisonnablement possible. Nous avons également leur assurance qu'ils suivent confidentialité appropriées principes.
 

NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: principaux objectifs
 À PROPOS DES CLIENTS

 4.   Comme tous les organismes de fourniture de soins dentaires, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels dans le but de servir nos clients.
Pour nos clients, l'objectif premier de recueillir des données personnelles d'information est de fournir des services dentaires et d’'offres. Par exemple, nous recueillons des informations sur le nom, l'adresse d’office et le numéro de téléphone. Nous prenons également des notes lors de nos visites afin de fournir de meilleurs services. Notre organisation  de soins dentaires peux recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur les clients afin de les contacter pour fournir des services à leur faire prendre conscience des changements ou des évolutions dans notre organisation (par exemple, de nouveaux produits ou services) ou les activités normal promotionnelles (par exemple les rabais). Nous essayons d'utiliser les coordonnées d'affaires mesure sur possible. Généralement, le client devra fournir cette information pour nous et seront aviser des circonstances comment l'information sera utilisée. Si un client a objets à l'utilisation des renseignements personnels qu'elle doit être immédiatement supprimées de nos fichiers ou, en cas d'accord pour être conservée dans le dossier, ne sera pas utilisé à cette fin à nouveau.

 MEMBRES  DE LA POPULATION GENERALE

 5.  Pour les membres du grand public, notre but premier pour recueillir des données personnelles d'informations sont à fournir des avis d'événements spéciaux (par exemple, un séminaire ou une conférence) ou à leur faire prendre conscience des services dentaires de santé en général ou de nos produits en  particulier. Par exemple, alors que nous essayons d'utiliser les coordonnées de travail où possible, nous pourrions recueillir l'adresse du domicile, numéros de télécopieur et adresses courriel. Nous essayons d'obtenir le consentement avant d'utiliser de telles informations personnelles, mais là où cela n’est pas possible pour quelque raison (par exemple, nous ne savions pas qu'il s'agissait d'une adresse à domicile), on pourra, sur demande  retirer immédiatement toutes les informations personnelles de nos liste de distribution.          

      
6.  Sur notre site, nous ne recueillons, à l'exception des cookies, que les renseignements  personnel que vous fournissez, et utilise seulement l’information pour le but que vous l'avez donné (par exemple pour répondre à votre message courriel, pour vous inscrire à un cours ou un catalogue, pour vous abonner à notre lettre d'information).
Les cookies ne sont utilisés que pour vous aider à naviguer dans notre site internet et ne sont pas utilisées pour vous surveiller.

A PROPOS  DU PERSONNEL A CONTRAT, BENEVOLES ET ETUDIANTS

7.  Pour les personnes qui sont mandatées pour effectuer des travaux pour nous (par exemple les travailleurs temporaires), notre but principal de recueillir des informations personnelles est de veiller à ce que nous pouvons contacter eux à l'avenir (par exemple pour de nouvelles affectations) et pour les travaux nécessaires de communication connexes (par exemple l'envoi de chèques de paie, l'année des recettes fiscales de fin). Exemples du type de renseignements personnels que nous recueillons à ces fins, notamment à domicile adresses et numéros de téléphone. Il est rare pour nous que nous recueillons ces informations sans le consentement préalable, mais il pourrait arriver en cas d'urgence sanitaire (par exemple Épidémie de SRAS) ou d'enquêter sur une éventuelle violation de la loi (par exemple si un vol se produisait dans l'organisation). Si les agents contractuels, les bénévoles ou les étudiants souhaitent une lettre de référence ou une évaluation, nous allons collecter des informations sur leurs performances liées au travail et fournir un rapport comme autorisé par eux.

NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: Connexes et propos secondaires
 

8. Comme la plupart des organisations, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements à des fins liées ou secondaire à nos activités principales. Les exemples les plus communs de nos buts connexes et secondaires sont les suivants:

 A. De facturer les clients ou les patients pour des produits ou des services qui ne sont pas payés à l'époque, pour traiter les paiements par carte de crédit ou à recouvrer les comptes impayés.

 B. Pour les clients des conseils que leur produit ou service devrait être examiné (par exemple pour garantir un produit fonctionne encore correctement et appropriées à leurs besoins alors en vigueur et d'envisager des modifications ou de remplacement).

 C.  Aux clients des conseils et d'autres événements spéciaux ou des opportunités (par exemple un séminaire, le développement d'un nouveau service, l'arrivée d'un nouveau produit) que nous disposons.

 D.  Nos clients de l'organisation en revue les dossiers dans le but d'assurer que nous fournissons des services de haute qualité, notamment pour évaluer la performance de notre personnel. En outre, des consultants externes (par exemple, auditeurs, avocats, consultants pratique, les programmes d'accréditation volontaire) mai en notre nom à des audits et examens d'amélioration continue de la qualité de notre laboratoire, notamment en examinant les dossiers des clients et en interrogeant notre personnel.

 E.   Dent-Line est réglementée par Santé Canada qui peux inspecter nos dossiers et interroger  notre personnel dans le cadre de leurs activités de réglementation dans l'intérêt public. En outre, en tant que professionnels, nous présenterons une faute grave, d'incompétence ou d'incapacité, d'autres pratiquants, qu'ils appartiennent à d'autres organisations ou les nôtres. Aussi, notre organisation estime qu'il devrait rendre compte d'informations suggérant des comportements illicites graves pour les autorités. Régulateurs externes ont leurs propres obligations de confidentialité strictes. Parfois, ces rapports contiennent des informations personnelles sur nos clients ou autres personnes, pour étayer l'inquiétude (par exemple les services impropres). En outre, comme toutes les organisations, les organismes gouvernementaux différents (par exemple, des douanes et du revenu du Canada, Information and Privacy Commissioner, Human Rights Commission, etc) ont le pouvoir d'examiner nos dossiers et interroger  notre personnel dans le cadre de leurs mandats. Dans ces circonstances, une consultations avec les professionnels (avocats, comptables) qui étudiera la question et vont répondre à nous leurs trouvailles.

 F.  Les clients ou d'autres personnes que nous traitons peuvent avoir des questions sur nos produits ou les services après qu'ils ont été reçus. Nous fournissons également des services en cours pour beaucoup de nos clients sur une période de plusieurs mois ou années pour lesquelles nos dossiers précédents sont utiles. Nous conservons  les renseignements des clients pour un minimum de dix ans après le dernier contact pour nous permettre de répondre à ces questions et de fournir ces services ( santé Canada nous oblige aussi à conserver les numéros de lot et de listes de distribution).

 G.  Si Dent-Line of Canada Inc ou de ses actifs ont été vendus, l'acheteur voudra procéder à une «due diligence» d'examen des dossiers de l'entreprise pour s'assurer qu'elle est une entreprise viable qui a été honnêtement représentées à l'acheteur. La diligence raisonnable peux impliquer une révision partielle de notre comptabilité et le service de fichiers. L'acquéreur ne serait pas en mesure d'éliminer ou d'enregistrer des informations personnelles. Avant qu'on leur donne accès aux dossiers, l'acheteur doit fournir une promesse écrite de conserver tous les renseignements personnels confidentiels. Seuls les acheteurs de bonne réputation qui ont déjà accepté d'acheter des activités de l'organisation ou de ses actifs serait fourni un accès à des renseignements personnels, et seulement pour le but de compléter leur recherche de diligence raisonnable avant la fermeture de l'achat.
 
9. Vous pouvez choisir de ne pas faire partie de certains de ces connexes ou fins secondaires (par exemple en refusant de recevoir un avis d'événements spéciaux ou des opportunités, en payant pour vos services à l'avance). Nous n’avons  pas, cependant,  beaucoup de choix sur certaines de ces connexes ou fins secondaires  (par exemple, la régulation externe).
 
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
 
10.  Nous comprenons l'importance de la protection des renseignements personnels. Pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes:

A.     Information sur papier et les documents sont sous supervision,  en sécurité  ou une dans zone restreinte et barrée.

 B.     Matériel électronique est sous supervision ou en sûreté en un lieu fermé ou à accès restreint en tout temps. En outre, les mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs. Tous nos téléphones cellulaires sont numériques, dont les signaux sont plus difficiles à intercepter.

 C.     L’information papier et les documents sont transmis à travers enveloppes scellée,  adressée ou les boîtes par des entreprises réputées.

 D.     L'information électronique est transmise soit par une ligne directe ou rendues anonymes ou cryptées.

 E.      Le personnel est formé pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels que nécessaire pour remplir leurs fonctions et conformément à notre acte de confidentialité politique.

 F.      Des consultants externes et les agences ayant accès aux renseignements personnels doivent conclure des ententes de confidentialité avec nous ou non fournir une assurance de confidentialité propres à nous.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

11.    Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps pour s'assurer que nous pouvons avoir réponse a toute question que vous pourriez avoir au sujet des services offerts et pour notre propre responsabilité à des organismes réglementaires externes. Cependant, nous ne voulons pas  conserver les renseignements personnels trop long afin de protéger votre vie privée.

 12. Nous conservons nos fichiers de clients pour une dizaine d'années. Nos annuaires de contact pour clients sont beaucoup plus difficiles à détruire systématiquement, afin que nous soustraire à cette informations lorsque nous le pouvons si elle ne semble pas que nous serons en contact avec vous à nouveau. Toutefois, si vous le demandez, nous allons supprimer vos coordonnées aussitôt la demande. Nous conservons l’information personnelle relative à notre correspondance générale (c'est à dire avec des gens qui ne sont pas les clients) des bulletins, des séminaires et des activités de marketing pour environ six mois après le bulletin d'information cesse d'être publié ou d'un séminaire ou d'une activité de commercialisation est terminée.

 13.    Nous détruisons les dossiers papier contenant des renseignements personnels par déchiquetage. Nous détruisons les renseignements électroniques en les supprimant et, lorsque le matériel est mis au rebut, nous nous assurons que le disque dur est physiquement détruit ou mis en format. Alternativement, nous envoyons on peux envoyer une partie ou le dossier complet du client.
 Vous pouvez regarder VOTRE INFORMATION

14.    Avec seulement quelques exceptions, vous avez le droit de voir l’informations personnel que nous détenons sur vous. Souvent, tout ce que vous avez à faire c'est de demander. Nous pouvons vous aider à déterminer quels documents que nous pourrions avoir sur vous. Nous allons aussi essayer de vous aider à comprendre les informations que vous ne comprenez pas (par exemple les formes courtes, le langage technique, etc.) Nous aurons besoin de confirmer votre identité, si nous ne vous connaissez pas, avant de vous fournir cet accès. Nous nous réservons le droit de facturer des frais nominaux pour de telles demandes.

15.    S'il ya un problème nous pouvons vous demander de présenter votre demande par écrit. Si nous ne pouvons pas vous donner accès, nous vous le diront dans les 30 jours si cela est possible et vous dire la raison,  du mieux que nous pouvons, à savoir pourquoi nous ne pouvons pas vous donner accès.

16.    Si vous croyez qu'il ya une erreur dans les informations que nous avons sur vous, vous avez le droit de demander qu'elle soit corrigée. Cela s'applique à des informations factuelles et non pas à un avis de professionnels, que nous avons formés. On peux vous demander  de fournir la documentation à l'appui que nos dossiers ont tort. Lorsque nous sommes d'accord que nous avons fait une erreur, nous allons faire la correction et à prévenir  à qui nous avons envoyé ces informations. Si nous n'acceptons pas que nous avons fait un erreur, nous serons encore convenir d'inclure dans notre dossier une brève déclaration de votre part sur ce point et nous ferons parvenir à la déclaration que toute autre personne qui a reçu l'information plus tôt.

 AVEZ-VOUS UNE QUESTION?

 17.    Notre agent d'information, Peter T. Pontsa, RDT, peut être contacté à l'adresse:
                                   1170 4th Line, Adjala, RR # 1, Lorretto, Ontario, L0G-1L0
                                                   Téléphone: (519) 942-9315 ou par courriel  @ info@dent-line.com

18.     Il tentera de répondre aux questions ou aux préoccupations que vous pourriez avoir.
 
 19.    Si vous désirez déposer une plainte formelle au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité, vous pouvez le faire en écrivant à notre agent d'information. Il confirmera réception de votre plainte, en sorte qu'elle soit étudiée rapidement et que vous êtes pourvu d'une décision formelle et des raisons par écrit.

 20.    Si vous avez des préoccupations quant au professionnalisme ou de la compétence de nos services ou personnel, nous vous demandons de discuter de ces préoccupations avec nous. Toutefois, si nous ne pouvons répondre à vos préoccupations, vous avez le droit de vous plaindre auprès du Commissaire à la vie privée.

21.  Cette politique est faite sous la Protection des renseignements personnels et Les documents électroniques. C'est un Acte complexe et fournit quelques exceptions supplémentaires aux principes de confidentialité qui sont trop détaillées pour exposer ici. Il ya quelques rares exceptions aux engagements énoncés ci-dessus.

22.  Pour de plus amples renseignements généraux, l'Information and Privacy Commissioner de Canada supervise l'administration de la législation vie privée dans le secteur privé. Le Commissaire agit également comme une sorte de médiateur pour les litiges de confidentialité.
The Information and Privacy Commissioner peut être contacté à l'adresse:

112, rue Kent, OTTAWA, ONTARIO, K1A-1H3
TÉLÉPHONE: (613) 995-8210 SANS FRAIS: 1-800-282-1376 Télécopieur: (613) 947-6850
ATS: (613) 992-9190www.privcom.gc.ca